• Mi a szervezet irányelve? – alkalmaz-e a munkáltató távmunkát/hibrid munkát, van-e a cégnek külön szabályozása a távmunkára stb.? 

• Milyen napi feladatokat látnak el az alkalmazottak? Elvégezhető bármelyik az irodaterületen kívül anélkül, hogy az eredmény minősége sérülne? Vagy mégis jobb egy iroda?

• Használnak a dolgozók a mindennapi munkájuk során speciális eszközöket, berendezéseket (pl. asztali számítógép)?

Erre a három kérdésre adott válasz segít eldönteni, hogy melyik munkamódszer a legmegfelelőbb az alkalmazottak számára.

Az alkalmazottak által végzett tevékenységek a következő kategóriákba sorolhatók:

• rutinszerű – azaz adminisztratív és egyéni munkavégzés – ezek a tevékenységek dominálnak azokban a cégekben, ahol az adminisztrációs feladatok, mint például az e-mail írás, a dokumentumok kitöltése, a céges szoftveren való munka vagy az adatfeldolgozás jelentik a dolgozókra háruló alapvető feladatokat. Ez a fő terület azokban a szervezetekben is, ahol az alkalmazottak főleg egyénileg dolgoznak, és nincs szükségük sok térre a kommunikációhoz;

• koncentrált és kreatív munka  – ezek a tevékenységek azoknál a vállalatoknál figyelhetők meg, amelyek a kapcsolatépítésre és a gondolat- vagy információcserére összpontosítanak. Ez a főtevékenység azokban a szervezetekben, ahol a kommunikáció és a kapcsolatépítés a legfontosabb.

•  vegyes – a munka jellege ötvözi a rutin, a kommunikáció alapú és a kreatív tevékenységeket.

Nincs biztos válasz arra a kérdésre, hogy melyik munkamódszer, főtevékenység vagy funkcionális elrendezés a legjobb. Mindegyiknek van előnye és bizonyos lehetőségei, és mindegyiket számos különféle tevékenységre tervezték.

A munkamód, a tevékenység, a munkaszervezés és a funkcionális elrendezés kiválasztásakor nem utolsó sorban a legújabb trendeket is követni kell. Ez egy fontos döntés, amelynek egyeznie kell a vállalattal, és megfelelni az alkalmazottaknak. Egyik ügyfelünk látta ezt, amikor bevezetett egy hibrid iroda rendszert. Arra összpontosított, hogy néhány alkalmazottja hibrid munkát végez. Sajnos a szervezeti kultúra és a főtevékenységek (egyéni és kreatív munka) nemcsak a modell sikerét akadályozták meg, de megnehezítették a dolgozók életét is, akik nem találták meg a helyüket az újonnan kialakított térben. Visszatértünk az első két „Mi”-hez, és közösen megtaláltuk a választ arra a kérdésre, hogy „Milyen iroda fogja támogatni az alkalmazottakat, és lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyan tudják ellátni napi feladataikat?”. Mint látható, még a legjobb hely is gondot okoz, ha nem felel meg az igényeknek.