Ebben a cikkben bemutatjuk a munkamód és az iroda elrendezése közötti alapvető összefüggéseket. 3 alapkérdést kell megválaszolni, mielőtt nekiállunk egy adott szervezet és az alkalmazottai igényeihez jól illeszkedő iroda kialakításának.
A munkamódok, tevékenységek és irodaelrendezési modellek közötti különbségeket legjobban a három kérdésre adott válaszok foglalják össze: a munkamód, a tevékenységek és az iroda elrendezése.
Mi a szervezet irányelve? – alkalmaz-e a munkáltató távmunkát/hibrid munkát, van-e a cégnek külön szabályozása a távmunkára stb.?
Milyen napi feladatokat látnak el az alkalmazottak? Elvégezhető bármelyik az irodaterületen kívül anélkül, hogy az eredmény minősége sérülne? Vagy mégis jobb egy iroda?
Használnak a dolgozók a mindennapi munkájuk során speciális eszközöket, berendezéseket (pl. asztali számítógép)?
Erre a három kérdésre adott válasz segít eldönteni, hogy melyik munkamódszer a legmegfelelőbb az alkalmazottak számára.
HELYHEZ KÖTÖTT
Azoknak az embereknek, akik nem tudnak bárhol (például otthonról) dolgozni, munkájuk természetéből adódóan, mert speciális berendezéseket kell használniuk vagy dokumentumokat kell kezelniük. Ez azokra a szervezetekre is vonatkozik, amelyek úgy döntenek, hogy ebben a módban dolgoznak.
HIBRID
Azoknak, akik bárhol el tudják látni egyes feladataikat – pl. otthonról – és ugyanolyan hatékonyak maradnak, mint az irodában.
TÁVMUNKA
Azoknak, akik teljes munkaidőben dolgozhatnak irodán kívül – általában szabadúszók.
Milyen tevékenységeket végeznek az alkalmazottak?
Csoportban vagy egyedül dolgoznak?
Melyik tevékenység a jellemzőbb?
Miért jönnek az alkalmazottak az irodába?
Milyen tevékenységeket kell támogatnia az irodaterületeknek?
Ezek a kérdések - és a rájuk adott válaszok - fontosak,és a vállalat döntéshozóinak ezeket figyelembe kell venniük. Hogy megalapozott döntéseket hozhass az irodaterületek típusáról és kijelöléséről, hogy a későbbiekben is funkcionális tér legyen.
Minden irodában 4 területet kell kialakítani: adminisztratív, munka fókusz, kommunikáció és chillout. Az arányok az irodai tevékenységek jellegétől függően változnak.
Az alkalmazottak által végzett tevékenységek a következő kategóriákba sorolhatók:
rutinszerű – azaz adminisztratív és egyéni munkavégzés – ezek a tevékenységek dominálnak azokban a cégekben, ahol az adminisztrációs feladatok, mint például az e-mail írás, a dokumentumok kitöltése, a céges szoftveren való munka vagy az adatfeldolgozás jelentik a dolgozókra háruló alapvető feladatokat. Ez a fő terület azokban a szervezetekben is, ahol az alkalmazottak főleg egyénileg dolgoznak, és nincs szükségük sok térre a kommunikációhoz;
koncentrált és kreatív munka – ezek a tevékenységek azoknál a vállalatoknál figyelhetők meg, amelyek a kapcsolatépítésre és a gondolat- vagy információcserére összpontosítanak. Ez a főtevékenység azokban a szervezetekben, ahol a kommunikáció és a kapcsolatépítés a legfontosabb.
vegyes – a munka jellege ötvözi a rutin, a kommunikáció alapú és a kreatív tevékenységeket.
A döntéshozatali folyamat utolsó része az irodarendezési modell kiválasztása. Ha tudod, hogy milyen munkamódszer az elterjedt, és milyen tevékenységeket fognak végezni az irodában, már csak az a kérdés, hogy hogyan rendezd be az irodaterületet. Szem előtt kell tartanod, hogy az irodának támogatást kell nyújtania, nem korlátozni, segítenie kell a munkavállalókat a mindennapi feladatok hatékony elvégzésében.
Nincs biztos válasz arra a kérdésre, hogy melyik munkamódszer, főtevékenység vagy funkcionális elrendezés a legjobb. Mindegyiknek van előnye és bizonyos lehetőségei, és mindegyiket számos különféle tevékenységre tervezték.
A munkamód, a tevékenység, a munkaszervezés és a funkcionális elrendezés kiválasztásakor nem utolsó sorban a legújabb trendeket is követni kell. Ez egy fontos döntés, amelynek egyeznie kell a vállalattal, és megfelelni az alkalmazottaknak. Egyik ügyfelünk látta ezt, amikor bevezetett egy hibrid iroda rendszert. Arra összpontosított, hogy néhány alkalmazottja hibrid munkát végez. Sajnos a szervezeti kultúra és a főtevékenységek (egyéni és kreatív munka) nemcsak a modell sikerét akadályozták meg, de megnehezítették a dolgozók életét is, akik nem találták meg a helyüket az újonnan kialakított térben. Visszatértünk az első két „Mi”-hez, és közösen megtaláltuk a választ arra a kérdésre, hogy „Milyen iroda fogja támogatni az alkalmazottakat, és lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyan tudják ellátni napi feladataikat?”. Mint látható, még a legjobb hely is gondot okoz, ha nem felel meg az igényeknek.
Új irodát tervezel?
Lépj kapcsolatba szakértőinkkel, akik segítenek megtervezni és a munkatársaid igényeihez igazítani.